Los datos son representaciones que pueden referirse a un número, letra, o cualquier simbolo que presentan una palabra, cantidad, medida o descripción de un suceso o entidad.
Desde un enfoque de negocio, el dato por si solo no tiene ninguna relevancia, por ende si lo que se busca es llegar a una conclusión sobre un suceso y conocer la situación actual de la empresa, es necesario asociar y crear un conjunto de datos ordenados. A esto se le denomina información, que gestionada y analizada periodicamente a través de herramientas informaticas o un software especializado, nos permite responder a consultas como: cuantas ventas neto obtuvo un producto en cierta fecha o período, que vendedor obtuvo más ventas y cuanto, producto con menor cantidad vendidad y mes, estadisticas mensuales, comparar variables, top 5 mejores clientes, etc.
Una de las herramientas más comunes procesar datos es la hoja de calculo llamada Microsoft excel desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS. Esta hoja de planillas permite crear tablas y realizar diversos calculos, visualizar datos en gráficos y tablas dinámicas, a demás del lenguaje de programación macro visual basic. La última versión disponible es <Excel 2019>.
¿Cómo convertirlos en información útil?
Como se menciono es importante gestionar la información veridica y de manera oportuna ya que, podria significar el éxito o fracaso del negocio, esto es por que mientras más información se tenga de un suceso o resultado de una actividad, se tendra un visión más amplia del negocio y se tomaran mejores decisiones.
Los datos se convierten en información cuando se integran y relacionan, ejemplo:
*La consulta: ¿cuantas cantidades de notebook se vendieron en el año 2018?
lo primero se deben identificar las entidades que serian; producto (categoria: notebook), año (2018) y cantidad vendida. luego aplicando herramientas como filtro avanzado o tabla dinámica, nos permite llegar a la conclusión (respuesta a la consulta).
*La respuesta: se vendieron 1.000 unidades de notebook en el año 2018.
>Se pueden crear variadas consultas, elaborar tablas comparativas, medir el desempeño, destacar información importante, comparar periodos, y un sinfín de aplicaciones.<
En otras palabras se deben identificar las entidades a análizar, los cálculos y criterios, para que excel visualize los datos en forma de tablas y gráficos. Lo importante es tener claro que información se quiere obtener del archivo excel creado, importado de un ERP, base de datos, página web, etc.
¡La información es útil en la elaboración de informes, creación de un plan de acción, concluir una investigación, elaborar o modificar la planificación, entre otras!